Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous et que couvre cette politique ?

KOP, anciennement Kwiks, propose des services de recrutement et de gestion des talents. Cette politique couvre notre site, notre plateforme de recrutement, KOP Connect, KOP Interviewer, KOP Tech Interviewer et KOP coach. Elle concerne les visiteurs, contacts professionnels, recruteurs, talent advisors, candidats et utilisateurs du coaching. Les données traitées dépendent du service utilisé et des paramètres de l’organisme recruteur.

KOP détermine les finalités et les moyens du traitement pour ses propres demandes reçues sur le site, l’administration des comptes et ses services directs. Lorsqu’un employeur ou un organisme de recrutement utilise KOP pour traiter des données de candidats pour son compte, cet organisme détermine les finalités du recrutement et KOP traite les données selon ses instructions. Sa propre politique de confidentialité s’applique également. Vous pouvez le contacter au sujet de son recrutement ou nous demander de vous orienter vers le bon interlocuteur.

2. Les informations que nous collectons

Selon votre relation avec KOP, nous traitons les catégories suivantes :

• Coordonnées et compte : nom, adresse e-mail, téléphone, organisation, fonction, identifiants de compte, informations d’authentification et d’accès, préférences linguistiques.
• Demandes sur le site et newsletter : service choisi, message, informations de réservation, abonnement par e-mail, langue, origine de l’inscription et date du consentement.
• Profil candidat : CV et pièces jointes, liens professionnels, formation, expérience, compétences, langues, localisation, préférences professionnelles, disponibilité, préavis et rémunération actuelle ou souhaitée lorsqu’elle est renseignée. Le profil peut comprendre des versions actualisées de ces informations.
• Activité de recrutement : exigences du poste, candidatures, recommandations, présélections, étapes du recrutement, rendez-vous, notes des recruteurs, retours, messages et documents partagés.
• Entretiens et coaching : réponses, audio et vidéo lorsque la session les utilise, enregistrements lorsqu’ils sont activés, transcriptions, synthèses, scores, rapports et retours d’entraînement. Les évaluations techniques traitent également le code soumis, les résultats d’exécution et des tests, les indices utilisés, les durées et les événements liés à l’intégrité de l’épreuve.
• Gestion commerciale : abonnements, consommation ou crédits, coordonnées de facturation, factures et références ou statuts des transactions.
• Données techniques et d’utilisation : adresses IP dans les journaux des services, navigateur et appareil, pages demandées, pages d’origine, horodatages, interactions avec le blog, identifiants de session et journaux de fonctionnement ou de sécurité.

3. L’origine des informations

Nous recevons vos informations lorsque vous vous inscrivez, déposez un CV, postulez, nous écrivez, réservez un appel ou participez à un entretien. Des employeurs, recruteurs et talent advisors peuvent également transmettre votre profil, vous recommander, importer leur base de candidats ou partager des informations via un système professionnel connecté. Les services de recrutement peuvent utiliser des informations professionnelles issues de recommandations ou de sources professionnelles.

Nous produisons également des transcriptions, évaluations et données d’utilisation lors de l’usage des services. Si votre profil a été transmis par un tiers, vous pouvez nous interroger, ou interroger l’organisme recruteur, sur sa source et son utilisation prévue. Veuillez fournir des informations professionnelles pertinentes et éviter les données sensibles ou les informations confidentielles concernant d’autres personnes, sauf nécessité et autorisation.

4. Pourquoi nous utilisons les données et sur quels fondements

Nous utilisons les données pour répondre aux demandes, fournir les comptes et abonnements, organiser le recrutement, rapprocher les profils des opportunités, conduire et évaluer les entretiens, proposer du coaching, planifier des réunions, échanger des messages et assurer l’assistance. Les données techniques pertinentes servent aussi à diagnostiquer les problèmes, améliorer le fonctionnement, prévenir les abus et protéger les comptes.

Les fondements dépendent de l’activité et de la loi applicable : fourniture d’un service demandé ou mesures précontractuelles ; obligations légales, notamment comptables ; consentement lorsqu’il est requis, notamment pour la newsletter ; et, lorsque la loi le permet, intérêts légitimes à gérer les relations commerciales, sécuriser et améliorer les services, mis en balance avec vos droits. Pour le recrutement géré par un employeur, l’organisme recruteur détermine et explique ses propres fondements.

Les champs obligatoires et autorisations de session permettent de fournir le service concerné ; sans eux, nous pouvons être dans l’impossibilité de répondre, créer un compte ou réaliser une évaluation. Vous pouvez refuser les communications marketing facultatives et nous demander de les arrêter. Le retrait du consentement ne remet pas en cause les traitements déjà effectués licitement.

5. Entretiens par IA, évaluations et examen humain

KOP utilise l’IA pour extraire et structurer les informations des CV, comparer les profils aux exigences d’un poste, générer des questions, mener des conversations, transcrire les réponses et produire des scores, synthèses, recommandations et retours de coaching. Les éléments pertinents des CV, le contexte du poste, les réponses, transcriptions et le code peuvent être traités par des prestataires d’IA et de traitement de la parole pour fournir ces fonctionnalités.

Les évaluations reposent sur les informations fournies et les critères du poste ou de l’exercice. Les évaluations techniques peuvent combiner les résultats des tests du code et l’analyse de la résolution de problèmes et de la communication, y compris les indices utilisés. Ces résultats peuvent influencer la présélection et l’examen du recruteur. Ce sont des estimations qui peuvent être incomplètes, inexactes ou biaisées ; l’organisme recruteur doit les considérer avec d’autres éléments.

Les entretiens techniques peuvent enregistrer des événements tels que la sortie du mode plein écran ou le collage dans l’éditeur de code. Selon les règles de l’évaluation, l’accumulation d’infractions peut interrompre automatiquement la session et figurer dans le rapport du recruteur. Une session interrompue ou un score d’IA ne constitue pas en soi une décision d’embauche. Contactez l’organisme recruteur ou KOP pour expliquer une difficulté technique, contester une évaluation ou demander un examen humain.

Le coaching sert à s’entraîner et à progresser. Lorsque KOP coach propose une visibilité auprès des recruteurs ou un partage des résultats avec l’écosystème de recrutement, ce partage est facultatif et dépend de votre choix. Consultez les informations de la session avant d’activer votre microphone ou votre caméra ; contactez l’organisateur avant de commencer si vous avez des questions sur l’enregistrement ou besoin d’une alternative.

6. Les destinataires des informations

Les informations pertinentes sont accessibles au personnel autorisé de KOP ainsi qu’aux employeurs, recruteurs ou talent advisors impliqués dans le service ou le recrutement. Les administrateurs clients gèrent les accès au sein de leur organisation. Les profils, rapports d’entretien et statuts de recrutement peuvent aussi être accessibles via les intégrations activées pour cette organisation.

Des prestataires assurent l’hébergement, les bases de données, le stockage, l’authentification, les traitements d’IA, les communications en direct, les e-mails, la prise de rendez-vous et les paiements. Selon le service, ils comprennent Supabase pour les données du site, AWS S3 pour les fichiers ou enregistrements, OpenAI pour l’IA et la parole, LiveKit pour les sessions en direct, Brevo pour les e-mails, Calendly pour les rendez-vous et Meta/WhatsApp pour les communications WhatsApp. Les services de paiement dépendent du moyen proposé. Chaque prestataire reçoit les informations nécessaires à la fonctionnalité qu’il assure ; tous n’interviennent pas dans chaque session.

Lorsque vous échangez sur WhatsApp, réservez via Calendly ou utilisez un autre service externe, ce prestataire peut également traiter des informations selon sa propre politique de confidentialité. Des informations peuvent être communiquées lorsque la loi l’exige, pour résoudre un litige ou protéger des droits, ou si nécessaire lors d’une réorganisation de l’entreprise, sous réserve des protections applicables.

7. Cookies, mesure d’audience et publicité

Le site utilise un cookie de préférence linguistique (NEXT_LOCALE). Les espaces authentifiés utilisent également des mécanismes de stockage de session ou d’authentification. La mesure d’audience enregistre les chemins des pages, les pages d’origine et les informations du navigateur ; les interactions du blog comprennent les vues, mentions « J’aime » ou partages.

Le site intègre le LinkedIn Insight Tag pour mesurer la publicité et analyser les audiences. Il peut transmettre à LinkedIn des informations de visite et d’appareil et utiliser des cookies ou identifiants similaires. Les services de réservation intégrés peuvent aussi recevoir des informations techniques à leur ouverture. Vous pouvez gérer les cookies et le suivi tiers dans votre navigateur, et les préférences publicitaires auprès du prestataire concerné. Leur blocage peut affecter certaines fonctionnalités.

8. Les lieux de traitement

KOP exerce ses activités depuis le Maroc. Les prestataires d’hébergement, de communication et d’IA peuvent traiter les données dans d’autres pays, selon le service et son déploiement. Cette politique ne signifie pas que toutes les données restent au Maroc ou dans une seule région.

Les transferts internationaux sont soumis aux exigences applicables de protection des données, notamment la loi marocaine 09-08 et, lorsqu’il s’applique, le RGPD. Le mécanisme requis dépend de la destination et des circonstances ; il peut s’agir d’une reconnaissance de protection adéquate, de garanties contractuelles ou d’une autorisation réglementaire. Contactez-nous pour connaître les destinations et garanties applicables à votre service.

9. La durée de conservation

La conservation dépend de la finalité, du contrat de service, des instructions de l’organisme recruteur et des exigences légales applicables. Les critères comprennent l’activité de votre compte ou de votre recrutement, l’existence d’une demande ou d’un litige en cours, votre souhait de recevoir de futures opportunités et les obligations comptables ou légales de conservation.

Les CV, versions de profils, enregistrements, transcriptions et rapports peuvent avoir des besoins de conservation différents de ceux des comptes, journaux de sécurité ou factures. La fin d’un entretien ou la fermeture d’un compte ne supprime pas nécessairement tous les éléments associés immédiatement. Les cycles de sauvegarde et les obligations de préservation peuvent affecter la suppression. Contactez-nous, ou l’organisme recruteur, pour connaître la durée applicable à vos données ou demander leur suppression.

10. La protection des informations

KOP utilise l’authentification, des contrôles d’accès selon les rôles et des restrictions d’accès aux services pour limiter l’accès aux données personnelles. Protégez vos identifiants et vos liens privés d’entretien ou de documents, et signalez-nous tout accès non autorisé suspecté. Aucun service en ligne ne peut garantir une sécurité absolue.

11. Vos droits et vos choix

Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez demander l’accès à vos données, la rectification d’informations inexactes et vous opposer à certains traitements. Selon la loi qui s’applique, vous pouvez également demander l’effacement, la limitation ou une copie portable de vos données, retirer votre consentement et exercer des droits relatifs aux décisions importantes reposant exclusivement sur un traitement automatisé.

Adressez votre demande au contact ci-dessous en précisant le service, l’e-mail de votre compte et votre demande. Nous pouvons demander les informations nécessaires pour vérifier votre identité ou retrouver vos données. Pour un traitement dont un employeur ou recruteur est responsable, nous pouvons orienter votre demande vers cet organisme ou l’aider à répondre. Certains droits peuvent être limités par des obligations légales ou les droits d’autrui ; nous vous expliquerons toute limitation applicable.

12. Les modifications de cette politique

Nous pouvons actualiser cette politique lorsque nos services ou pratiques changent. La date ci-dessus identifie cette version. Lorsque cela est requis, les modifications importantes seront communiquées par un canal approprié et un consentement supplémentaire sera demandé.

13. Nous contacter

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits, contactez KOP :